リモートワークに対する懸念と対策

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リモートワークには多くのメリットがありますが、デメリットとして懸念されている点もあります。ここではリモートワークの懸念と対策について、会社・管理者視点、個人・現場視点に分けて紹介します。

会社・管理者視点

席にいるのか、作業しているのか見えない

管理者が最も懸念するのが作業状況がよく見えないという点です。さぼらずに作業しているのか把握できないため、業務に悪影響が出るのではと考える方も多いです。

しかし、オフィスにいたとしても、すぐ横の席から常に画面を監視しているような方は少ないはずです。定期的に進捗の確認をしたり、困ったことがあれば早めに相談するように声をかけたり、といった程度のことが実現できれば十分でしょう。

リモートワーク実践企業向けのバーチャルオフィスツールを利用すれば、オフィスと同様に、席にいるのか、誰とコミュニケーションをとっているのかを容易に把握できるのでおすすめです。また、オンライン会議ツールやチャットツールをすでに導入しているのであれば、ツールを使って始業や就業時に作業内容と進捗を確認したり、困ったときに相談することから始めても良いでしょう。

参考記事:リモートワークとツール(「バーチャルオフィス」「グループチャット・オンライン会議」のセクション)

 

作業時間をどうやって把握すれば良いかわからない、働きすぎが心配

勤怠管理は自己申告ベースで運用している企業が多いと考えますが、そもそも自己申告のみの運用は実態との乖離が発生しやすいため、他の手段で実態を把握することが重要だとされています。

オフィスで働く場合は、入退室時刻をカードリーダーで記録すれば実態を把握しやすくなります。また、上司や一緒に働くメンバーが目視で作業の様子を確認できるため、働きすぎに気付きやすい環境と言えます。

リモートワークではオフィスで働く場合と比較して、座席にいるのかどうか、手を動かして作業をしているのかどうかが見えにくく、働きすぎを懸念する声があります。

このような課題を解決するには、在席状況や作業実態の見える化が有効です。前段のバーチャルオフィスには顔写真を定期的に撮影して自動投稿するサービスもあり、在席状況や会議中かどうかなどの把握ができます。作業中のPC画面のキャプチャを自動撮影する業務時間管理ツールも併用すれば、さらに業務の実態を把握しやすくなります。

参考記事:リモートワークとツール(「業務時間管理」のセクション)

 

セキュリティ面が心配

リモートワークを実践すると、オフィス外からも社内の重要な情報にアクセスできるようになるため、セキュリティ面での心配が出てくる場合があります。

オフィス以外での作業を全面的に禁止している場合は準備が大変ですが、出張先や自宅など社外でもある程度業務が行えるような仕組みを持っている場合は、それらを活用しながら考慮が不足している部分を補う形でルールを整備していくと良いでしょう。

セキュリティ面でどのような取り組みを実施するかは、組織規模や使える予算、取り扱う情報の性質によって異なりますので、専門家や社内の情報システム担当者を積極的に巻き込んで検討を進めるのがポイントです。

参考記事:リモートワークとルール(「セキュリテイ」のセクション)

 

就業規則に変更が必要かわからない

こちらについてもセキュリティと同様に社外での作業実態に合わせて、専門家や社内の担当部門を巻き込みながら検討を進めると良いでしょう。どのような労働時間制においてもリモートワークは可能ですが、事業場外みなし労働時間制など一定の条件を満たさないと適用できないものもありますので、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

参考記事:リモートワークとルール(「労働時間管理」のセクション)

個人・現場視点

気軽にコミュニケーションがとれない、相談しづらい

リモートワークでは顔が見えず、距離が離れているのでコミュニケーションが難しくなるという意見もあります。具体的には「メールやチャットに返事がないときに状況がわからずもどかしい」「2、3人で集まって話をしようとしてもすぐにできない」といったものです。

この点はバーチャルオフィスツールなど在席確認ができるツールを導入すれば解決できます。また、対面で話をしたい場合には、チャットで呼びかけあって、各自の端末からオンライン会議を始めるようにすれば、オフィスで声を掛け合って相談するのと同じことが実現できます。

参考記事:リモートワークとツール(「バーチャルオフィス」「グループチャット・オンライン会議」のセクション)

 

リモートワークだと情報が伝わってこない

リモートワークをするとオフィスの様子が見えず、会話も聞こえなくなるので重要な情報がつかめないといった声もあります。

オフィスにいるメンバーが口頭で話を進めてしまうと、リモートワークをしているメンバーと情報格差ができてしまい、結果的にリモートワークをしているメンバーとのチームワークが発揮できなくなってしまいます。1ヶ月に2日だけリモートワークする、1人で集中したいときに自宅で作業する、など限定的にリモートワークをする場合には問題となりませんが、日常的にリモートワークを活用したい人にとっては大きな問題となります。

この問題の根本的な原因は、オフィスでの口頭コミュニーションを主として、オンラインツール上のコミュニケーションを従としているマインドです。
特にリモートワークをしているメンバーが少数の場合、このようなことが発生しやすく、リモートワークのニーズがあっても広がらない一因にもなっています。

すぐにマインドを変えることは難しいことですが、リモートワークの取り組みについて関係者にしっかりと説明し、リーダーやマネージャーのような立場の人が積極的にオンラインツール上で指示や相談を行うことが大切です。重要な業務情報やアイデアが必ずオンラインツール上に現れるようになれば、この問題は起こりにくくなるでしょう。

参考記事:リモートワークとマインド

 

リモートワーク推進の活動を組織の中で広めていく場合、関係者から様々な懸念が寄せられます。しかし、適切なアプローチをとれば解決可能なものがほとんどですので、あきらめずに対策を考え、懸念を解消していくことが重要です。

社内での検討に行き詰まったり、経験が不足して判断が難しいことがあれば、有識者や専門家に相談すると良いでしょう。リモートワークラボでもご相談を受け付けておりますので、以下リンクよりお気軽にご相談ください。

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