オフィスでのコミュニケーションをデジタルに置き換える

(最終更新 2018/08/10)

リモートワークを導入する時によく懸案事項としてあげられるのが、「コミュニケーション」です。離れている仲間とどのようにコミュニケーションをとったらいいのか、本当にコミュニケーションが取れるのか、といった不安がよく生まれるようです。

今、オフィスで使っているアナログなコミュニケーション手段を、どこからでもアクセス可能なデジタルコミュニケーションに移行することができれば、その不安を取り除くことができるのではないでしょうか?

オフィスでのアナログなコミュニケーション

ホームオフィス
まずは現在のオフィスでのアナログなコミュニケーションについて整理してみましょう。

①電話・メール
取引先などの外部への連絡はもちろん、社内でのやり取りも内線やイントラを使う方が多いようです。

②会議室での会議
多くの会社では、一日中どこかしらの会議室で会議が行なわれています。この会議の調整が非常に困難な場合も多くあります。

③掲示板・ホワイトボード
社内全体に周知したい情報や、会議での議事録や記録用にホワイトボードに情報を直接板書するのも伝統的な方法です。

④オフィス内での会話・雑談
仕事しながら近隣の仲間と雑談したり、ランチタイムや飲み会でコミュニケーションをとったり、煙草休憩での会話など、他愛ない会話は、お互いを認識するためには意外と重要な機能を果たしています。

オフィスで発生するコミュニケーションは大きく分類して上記の4つです。今度はこのアナログコミュニケーションをデジタルに置き換えてみましょう。

アナログコミュニケーションからデジタルへの置き換え

ホームオフィス
①電話、メール→グループチャット
1件かかってくるとそれだけで手がふさがってしまう電話や、過去ログが追い辛いメールによるコミュニケーションは、複数人との会話や過去ログの検索に強いグループチャットに集約するのが適しています。

②会議室での会議→オンライン会議
会議メンバーのスケジュールと会議場所を確保するのは、非常に手間がかかります。また、土壇場で必要なメンバーが増えたり、意見を聞きたい人間が出てきた時、すぐに対応するのが困難です。会議をオンラインに切り替えれば、場所を確保する必要はなくなりますし、場所の制限がない分メンバーのスケジュールも調整しやすくなります。

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③掲示板、ホワイトボード→社内ポータル、社内SNS、掲示板ツール
会議中に意見を整理する時や全員に周知する情報をまとめる掲示板やホワイトボードは、掲示板ツールやSNSで代用すれば、過去ログが追いやすく、会議に参加していない人にも周知しやすくなります。

④オフィス内での会話、雑談→バーチャルオフィスツール
物理的なオフィス内での会話や雑談は、チームワークの形成において大切な要素ですが、リモートワークでは実現しづらいと思われがちです。バーチャルオフィスツールを使って、リアルタイムに「場」を共有することをおすすめします。

会社によって、どのコミュニケーション形態がどれくらいの割合を占めるかはそれぞれです。まずはボリュームの大きいところからデジタルへ変換することを考えてみましょう。

オフィスでのコミュニケーションの種類と利用度をまとめたみた

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