<リモートワーク入門⑥ リモートワークで会議をするには?>

リモートワークの導入を検討する際、会議がひとつの大きなハードルになるようです。ではそのデメリットとは何でしょう?
「顔を直接合わせて議論できないとなんとなく不安」、「ホワイトボードが使えない」、「資料が配付できない」…その数々のデメリットを解消しながら、リモートで会議を開くのは、実は簡単なことなのです。

リモート会議の最大のメリットは、「会議室の手配がいらない」ということです。お互いのPCを、ネット上で共有のスペースに繋ぐことさえできればすぐにでも始められるので、会議室の確保に奔走する必要も無くなるわけです。
おすすめのツールは「Google Hangout」や「appear.in」、「zoom」。どれもURLを共有するだけで、何人でも同時にアクセスして、顔を見ながら会議することができますし、画面共有などの機能も充実しています。
またリモート会議は、物理的に会議室に集まって閉じこもってしまうよりも、ずっとカジュアルな場にすることが可能です。トークツール上でなら、人の出入りで会全体の空気が乱れたり、気が散ったりすることも少ないので、途中でちょっと意見を聞きたい人を、チャットで呼びかけて連れてくるのも良いでしょう。
事前に会議の内容や日程、URLを周知しておくようにすれば、興味がある人がふらりと傍聴に来ることもできます。
密室で行き詰まりがちな会議を風通し良くしたり、「会議室を◯時まで使えるのだから/◯時までしか使えないから」などの理由で議論が霧散したりだらだらと迷走したりも少なくなります。
「オンラインで行う」という形式にさえ慣れてしまえば、実はリモート会議はとてもメリットの大きい方法なのです。

では実際にリモート会議を開くのに必要なものを4つご紹介しましょう。

①個人のPC
最近はどんなPCでもカメラとマイクは装備されているので、会議に参加するひとりひとりが個人のPCさえ持っていれば、同じ条件下で会議を開くことができます。スマートフォンでも事足ります。

②マイクつきのイヤフォン
リモート会議はPC内臓のマイクやスピーカーでももちろんできますが、なるべくマイクつきのイヤフォンを使うのが好ましいでしょう。内臓マイクは意外と周囲の音も拾いがちなので、会議に雑音が多くなってしまうのを防ぐためです。

③トーク用のソフトウェア
冒頭でもご紹介した、「Google Hangout」や「appear.in」、「zoom」などの無料ツールがたくさん出ているので、幾つか使ってみて定番を決めると良いでしょう。
ただし、繋がりにくくなったり、外部の人間を招いた会議を行う時など、代替ツールが必要となることもあるので、2つか3つのツールをいつでも使えるようにしておく必要があります。

④議事録、チャット、画面共有の手段
デメリットとして挙げた「ホワイトボードが使えない」、「資料が配付できない」という点は、トークツールの機能やオンラインツールでカバーしましょう。
トークツールに付属している画面共有機能を使えば、見せたい資料をすぐに提示することができますし、「Quip」や「GoogleDocs」のような同時編集のできるツールを使えば、議事録を共有しながら更新していくことができます。メンバー全員で追記や編集をしながら会議することが可能なので、取りこぼしも少なくなります。
資料のURLを共有したり、伝わりにくい漢字や綴りをトークツールに付属しているチャット機能で提示するのも便利ですね。

オフィスで顔を合わせて会議をするというのは、確かに体に馴染んでいる方法ですし、楽に感じるでしょう。しかしリモート会議のメリットもまた大きいもの。最大限に生かせば、より良いメンバーとより有意義な会議を開くことができます。リモートワークのこれからのために、ぜひ新しい会議の形を工夫してみてください。

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