スマートにテレビ会議を行うための8のポイント

(最終更新 2018/08/13)

テレビ会議は、リモートワークをする上で欠かせない仕事の一つであり、今後ますます多くの人が経験することになるでしょう。

スクリーン上とはいえ、実際に顔合わせて話をするということは、文字だけのやり取りとは違ったイメージや印象を相手に与えるかもしれません。相手の顔を見て対話ができるという機会を大切にし、よりスムーズに、お互い気持ちよくテレビ会議を終了できれば、これまでの関係をさらに良くすることができるのではないでしょうか。

今回は、そのためのポイントをChris Leeさんの記事からご紹介します。

1:会議の前に、必ず機材の動作確認を行う

機材やソフトウェアの使い方を良く知らない、または接続の不具合などといった基本的な問題が起こらないように、事前にこれらを確認しましょう。

最低限、毎回のテレビ会議の前には、あなた自身がマイク・モニター・ヘッドセットなどすべてのセッティングをし、正常に動作している事を確認するための予行演習を行ってください。

2:ミーティングの内容に適した服装をする

例えば、ビジネスミーティングの場合は、対面会議と変わらないような、綺麗なビジネススーツで会議に臨むのが正解です。インターネット上での会議ではありますが、服装の違いによりあなたの会議に対する真剣度や姿勢が現れます。

3:照明や環境を最適化する

画面に映るあなたの顔が不明確な状態は、あなたの存在感自体を変えてしまう恐れがあります。好印象のためにも、照明の有無や位置には気をつけましょう。

そして、会話全体を明るくポジティブな雰囲気で保つことが大切です。会議をする部屋に、窓や明るい照明がない場合は、照明を一つ追加するのも一つの方法です。ただし、ホラー映画の登場人物のような表情になってしまいますから、下からは照明を当てないように気をつけて下さいね。

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4:はっきりと話すことを心がける

テレビ会議の最中に帯域幅の不一致により、テレビやオーディオ上の会話が一時途切れたり、ワンテンポ遅れて聞こえることがあるかもしれません。はっきりと話すことを心がけていれば、相手が聞こえなくて返事をくれないのではなく、何かしらテクニカルな不具合で起こっているとすぐに状況が把握できるはずです。

5:会議は短く、思いやりをもって

対面の会議と同じように、休憩なしの長いセッションでは、退屈を増長させることがあります。また、両者の集中力も途切れがちになることでしょう。定期的に休憩を取り、できるだけ話し合いの内容に焦点を当て、簡潔な会議にすることが、この様な落とし穴を避けるための重要なポイントです。相手はいまどう感じているのか?会議中にぎこちない沈黙がどのくらいの頻度で起こっているかもそれを知る一つの判断材料です。

そもそも会議の数を減らしてしまうという考え方もあります

その会議、本当に必要ですか? リモートワークのための会議改革案2つ

6:カメラに収まる自分自身の位置を確認

会議の内容やあなたに集中してもらうためにも、相手方を不快にさせない程度にあなたの顔をクローズアップして会議に臨みましょう。

7:アイコンタクトを維持する

前述したように、対面会議のやり方が適用されます。会話中のアイコンタクトは大変重要です。その際はモニター画像ではなく、ウェブカメラを見ることです。初めは違和感を感じるかもしれませんが、すぐに慣れるので試してみてください。

8:会話中に出席者の理解度をチェック

会議が進行中、必ず出席者全員がその会話の内容を理解していることを確認して下さい。テレビ会議の際に使用するツールは、日々進歩しているとはいえ、まだまだ完璧なシステムではありません。

時には会話の一部が伝わっていないこともあります。これらが原因となり問題が起こることを回避するために、各場面ごとに出席者に質問や確認をし、不安要素が残らないように対処することが大切です。

まとめ

人との対話は、直接会うことであれスクリーン上であれ、貴重な時間であり財産と成り得ます。何処にいてもオフィスでの就業や対面会議と変わらないようなクオリティでコミュニケーションが取れるよう、相手への思いやりを忘れずに、最高の会議を行いたいものですね。

原文/Chris Lee The 10 Commandments of Video Calls

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翻訳・ライター:佐々木久枝
カナダ在住。各地図書館の本を読破することが楽しみの一つ。いわゆる本の虫。言葉や文字にとても惹かれ、現在は英・仏語を話し、国内外で語学講師の経験を持つ。移住を機にリモートワーカーとなり執筆、翻訳、通訳、取材、商品紹介のキャッチ等を手がける。述べ20カ国以上を旅した経験から世界は繋がっていると体感し、国も人種もボーダレスな人生を謳歌する一児のママ。世界中のリモートワーカーの実態を日本へ伝えることが目下の関心事。

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