これさえおさえればスムーズに始められる！〜知っておきたいweb会議のお作法3つ

どんどん広がりを見せるweb会議。ハードルが高いと感じますか？
いえいえ、いくつかの簡単なポイントをおさえれば、対面式の打ち合わせと同じくらい気軽に便利にできるんです。

今回は、本当に大事な3つのことをお教えします！

web会議で気をつけること3つ

1.マイク付きイヤフォン使う

大抵のweb会議用のツールは、パソコンでもスマートフォンでもタブレットでも、自由にデバイスを選ぶことができます。しかしここで重要なのは、使うデバイスではなく、音声の出し方。デバイス備え付けのスピーカーやマイクをそのまま使ってしまうと、楽なように見えますが、実は周囲の雑音を拾ってしまって聞き取りにくかったり、頻繁にハウリングが起きたりします。

それを防ぐためにはマイク付きイヤフォンが必須。スマートフォンを買った時に付属してくるようなもので十分です。これだけで、大人数のweb会議でも格段に音声が聞き取りやすく・伝わりやすくなります。

2.ツールの動作チェックをしておく

web会議にどのツールを選択するのかも重要な事項です。チームとしてのスタンダードが決定したら、必ず動作確認を。できれば、使用する可能性のある全てのデバイスで確認しておくのが理想です。

いざ始めよう！という段階になって、実は会員登録が必要だった・アプリが必要だった・ソフトのアップデートが始まってしまったなどなど、メンバーの誰か一人でもスムーズに会議に入れないとなると、全体にとって大きなストレスになってしまいます。

必ず定期的に繋いでみて不具合などないかチェックしてくださいね。

3.急な障害などのために複数使えるツールを用意しておく

web会議ツールを使う際の落とし穴、それは「システム障害」です。どんなに信頼の厚いツールであっても、起こるときには起こってしまうもの。メインで使うツールはひとつに絞っておくにしても、緊急事態に備えて、他にもいくつか無料で使えるツールを用意しておくと安心です。

複数のツールに慣れておけば、取引先など外部の方と打ち合わせをする時も、相手に合わせることができるので、トラブルが少なくなるというメリットもありますね。

番外編.背景を変えても楽しい

人気web会議ツール「Zoom」や「Teams」は会議の背景画像を変更する機能がついています。単調な会議に変化をつけるという意味でも有効ですし、居場所や住所の特定を防いで個人情報を守るという点でも、注目されています。

特に1対多数のセミナーや、よく素性を知らない相手との打ち合わせの時に役立ちそうです。ぜひ活用してみてくださいね。

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