どこから始める?ペーパーレス化〜おすすめツールご紹介します

リモートワークの導入に欠かせない要素のひとつ「ペーパーレス」。リモートワークの普及はもちろん、資源の削減という観点からも昨今ますます注目を浴びています。でも具体的にどこをどのようにペーパーレス化するのが有効なのでしょうか?

ペーパーレスのメリット

1.業務の効率化

ペーパーレス化することで、膨大な紙の資料の整理や検索の手間がなくなることになります。もちろん保管スペースに困ることも無くなります。対面で印鑑をもらうために時間を費やすことも無くなりますし、資料の印刷や配布・回収の効率化やコスト削減、それに伴う生産性の向上にも繋がります。

2.働く場所を選ばない

必要な資料どこからでもアクセスすることができれば、オフィスにいなくても仕事をすることができますし、出先で急に必要なデータが出てきても、いちいち帰社する必要がありません。契約書や見積書などもペーパーレス化することができれば、遠方の取引先ともスムーズにやり取りすることができますね。

3.セキュリティの強化

もちろんクラウドなどでデータを管理するなら、然るべきセキュリティ対策を施す必要がありますが、一方で資料の紛失や置き忘れによるデータ流出等のリスクを下げることができます。また、大事な文書や顧客データを外部へも管理委託しておくことで、BCP対策にもなりますね。紙は災害に弱いですが、web上にデータのバックアップがあれば、被災後の事業立て直しに役立ちます。

4.コスト削減

紙代・インク代・複合機のリース料・郵送料金など、紙がベースだとそれだけコストがかかります。会社の規模が大きければ大きいほどそれは膨大に。システムの利用料と照らし合わせても、断然コスト削減になりますね。

業務効率化のためのペーパーレス。どこから始める?

1.何をペーパーレス化するか決定する

一口にペーパーレスと言っても、ハードルの高低差があります。例えば会議時に配布する資料や社内での回覧文書やデータなどは比較的デジタルに移行しやすいですが、見積書や発注書、契約書など外部との関わりがある文書については、相手先にもペーパーレスへの対応が必要となります。やりやすいものから着手するようにしましょう。

  • 社内データ → ファイル共有システムまたは自社サーバなどを使用して一元管理
  • 会議資料 → データを共有して、印刷配布はしない。物理的な会議でもタブレット端末などを持ち寄って会議に臨む。
  • 見積書・請求書・各種申請書の電子化 → 電子帳票システム
  • 社内決裁の電子化 → 電子決済システム
  • 各種契約書類 → 電子契約書

2.使用するツールを決定する

前項で紹介した項目ごとにおすすめツールをご紹介します。

ファイル共有システム

Google Drive

G Suiteオンラインストレージサービス。G Suiteひとつで、GmailやGoogleカレンダーなども利用できますので、コストパフォーマンスは最高ですね。

OneDrive for Business

こちらはマイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービス。Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズなのが特徴です。

Dropbox Business

世界的に高いシェアを誇る、老舗のオンラインストレージサービス。マルチデバイスで、写真などの重たいデータにも強いのが特徴です。

電子帳票システム

FiBridgeⅡ

電子帳票システム12年連続シェアNO.1。金融・製造・流通・サービス・公共など業種を問わず高い評価を得ています。運用負荷が低く、規模を問わない拡張性、集中管理による帳票セキュリティの向上、複数年分のデータを高速に検索可能な点など美点の多いシステムです。

OCRデザイナー

手書きのアンケートや問診票、点検票などを、スキャナで簡単に読取&データ化。複数ファイルを取り込んだ場合も、設定した条件で検索表示・閲覧できるため、取り込んだデータを手作業でフォルダに仕分ける必要がありません。

FineReport

帳票開発、出力、保存の機能をワンパッケージで提供。Excelのテーブルスタイルに似た画面で、ドラッグ&ドロップ操作で帳票を設計できるので、とても簡単です。既存のExcel帳票フォームをインポートすることも可能。独自のモバイルアプリもサポートされています。

電子決裁システム

ジョブカンワークフロー

4000社以上の導入実績がある人気システム。あらゆる資料をクラウド化することができます。スマートフォンアプリもサポートされていますので、申請から承認までどこにいても対応することができます。

rakumoワークフロー

稟議書だけでなく多くの業務の管理が可能。承認の流れが一覧できるUIで、前後の経緯も一目瞭然です。GoogleDriveと連携して必要書類を添付することも。

Collaboflow

稟議書・見積書・申請書等々、Excelなどでフォームが作れるため、今の運用を変えずにワークフローシステムが作れます。

電子契約書

クラウドサイン

弁護士監修の電子契約サービス。全てがクラウド上で完結するため、今まで数日間かかっていた契約作業を、わずか数分で終えることができます。

BtoBプラットフォーム契約書

他のシステムに比べて、安価で小さな組織でも導入しやすいのが特徴。もちろんセキュリティ面なども強固です。同時展開しているワークフローシステムと組み合わせて使うのも有効。

GMO電子印鑑Agree

紙と印鑑による契約のデジタル化に最適。「実印」と「契約印」に相当する2つの電子契約(電子署名・サイン)を採用。こちらも弁護士監修で、高セキュリティが自慢です。

3. フローやルールを決め、周知する

どこまでペーパーレスにするのか、なんのツールを使うのかが決定したら、次に必要になるのはフローとルールです。ツールの使用方法、使用の際の流れに関するマニュアルを作成しましょう。マニュアルの置き場所を周知し、実際に使うための勉強会を開いても良いでしょう。

大切なのは、ルールは出来るだけシンプルにわかりやすくしておくこと。困った時にどこに助けを求めれば良いのかもわかりやすくしておくことです。実際に運用していく中で、上がった意見やトラブルには適切に対処し、運用をブラッシュアップさせていくことを忘れずに。

過去の資料はどうする?

現在から未来の書類はペーパーレス。じゃあ過去の資料はどうしよう?と思うかもしれません。もちろんコツコツPDF化して保存していくこともできれば理想ですが、それこそ時間と人手が必要な作業になってしまいます。どうしてもそうする必要があるもの以外は、紙のまま整理して保存しておく方法で構いません。
大量の資料をPDF化してくれるサービスもありますので、そちらを利用するのも良いですね。

何もかも完璧にすることはとても難しいことです。必要なラインを決めて、先のことを考えて行動するのが得策でしょう。「便利に」「使い勝手良くする」ためのペーパーレス化であるということをお忘れなく。

ペーパーレス化のメリット・デメリットについて、こちらの記事でもう少し掘り下げています。

この記事を書いた人

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土佐光見

リモートワーク研究所研究員・ライター。 webショップの企画運営、web制作、ディスクリプションライティングを経験し、フリーランスに。リモートで働く二児の母。趣味は読書、観劇、俳句。

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