スムーズなオンライン会議のために必要な4つのこと

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リモートワークを導入するにあたって、必要になってくるのがオンライン会議。初回からなるべくスムーズにテレビ会議を進めるために、押さえておきたいポイントをご紹介します。

①ツールの動作確認をしましょう。

さあオンライン会議を始めよう!という段階になって、カメラが映らない、音声が入らないなどトラブルに見舞われて会議がなかなか始められない…というのが、テレビ会議初心者にはありがちです。
初めてテレビ会議を実施する場合には、必ず事前にツールのテストをしておくことをおすすめします。

特に前面と背面の2箇所にカメラがあるタイプのPCを使っていたり、外付けのカメラやマイクを使う場合、タブレットやスマホを使う場合はトラブルが起こりやすいので事前の動作確認が必須です。
また、オンライン会議ツールは動作ブラウザが限定されていたり、アドオンやアプリのインストールが必要な場合があるので、実際に使う予定のブラウザでの動作確認をしておくと良いでしょう。
インストールには社内の承認が必要な会社もあるかと思いますので、情報システム部などに相談しておくことも必要です。

②参加者同士は同じ場所を使わないようにしましょう

隣の席や同じ会議室内など、参加者同士とその端末が近い状態でオンライン会議をしようとすると、ハウリングしてしまって会議自体が困難になる場合が多くあります。
基本的にリモートで会議をする時は、参加者は全員バラバラの場所から自分の端末を使って参加するのが望ましいので、同じ会議室にPCを持って集まる、というスタイルはおすすめめしません。会議室に集まるメンバーと、そこにリモートで参加するメンバーに分かれてしまうと、会議室側で内輪のやり取りが生じてしまったり、紙の資料をやり取りしてしまったりと、会議室対リモートで、情報格差が生まれてしまう場合もあります。なのでできるだけ各自が同じ条件で独立して参加する環境を整えるのが得策です。
会議室で大きなモニタに参加者を映しながらやるのであれば、会議室側でテレビ会議に使うPCは1台に限定した方が良いでしょう。状況に合わせて機材を準備してそのPCとつないでおきましょう。

【参考記事】オススメ機材のセッティング例

③あらかじめ発行されたURLにアクセスする方式のツールを使いましょう

オンライン会議を開始してから、アカウントの承認をしたりどちらが主導するのかをチャットで話し合ったりしてしまうと、会議をなかなか始めることができなくなってしまいます。
URLを発行するタイプのツールを利用して、主催者がURLを事前または開始時に共有し、そこにアクセスする運用にするのが、シンプルでトラブルが少ないのでおすすめです。

<URLにアクセスするだけで会議が始められるツール>

appear.in
無料かつアカウント不要で、任意のURLを決めて同時にアクセスするだけで会議が始められます。準備時間がほとんどゼロにできますが、人数が増えると動作が不安定になることもあるので、2〜4名での軽い会議や相談におすすめです。

Google Hangouts
Googleが提供している無料のオンライン会議ツールです。主催者がGoogleアカウントを持っていれば、ゲストはアカウントがなくても参加することができます。Googleアカウントを持っていたり、5名以上で会議することが多い場合は試してみると良いでしょう。

Zoom
最初にインストール作業が必要ですが、無料から使える高品質なオンライン会議ツールです。無料プランでは3名以上の会議の場合、40分で一度接続が切れてしまいますが、音声映像ともに動作が安定していて、10名を超えるような会議も快適に進めることができます。録画もワンクリックで始められるので、定例会議などにおすすめです。

WebEX
無料で使うことはできませんが、世界的に非常に多く導入実績を持つオンライン会議ツールです。会議テンプレートの作成が可能で、ファイル共有などの機能を簡単に制御することができます。大企業での導入も豊富なので、過去の実績を重視する場合には無料のトライアルを始めてみると良いでしょう。

④参加者はマイク付きのイアホンを使用しましょう

PC備え付けのスピーカーを使ってオンライン会議をすると、周囲に音が聞こえてしまったり、逆に周囲の音を拾ってしまったりしてしまうので、できるだけマイク付きのイアホンを使用しましょう。スマホに付属しているもので十分に機能します。また、イアホンは常に手元に置いておくようにすると、突然会議に呼ばれた時もすぐに参加できて便利です。

応用として、以下の点に気をつけるとさらにスムーズに会議を行うことができます。

<応用①>メインで話すメンバー以外はマイクをミュートしておきましょう

聞くのがメインのメンバーは、自分が発言しないときはマイクをミュートしておくと、会議にノイズが入るのを防ぎ、並行して他の作業をしやすくなります。
特に参加者が多くなるとノイズが増えてくるので、参加者が4名以上になってきたら試してみると良いでしょう。

<応用②>オンライン会議に参加しやすいスポットを探しておきましょう

社内外でオンライン会議に適したスポットを探しておくと、自席が騒がしい時や込み入った内容の会議に参加する時にも慌てることがありません。社内なら、オンライン会議をしても周囲の迷惑になりにくいオープンスペース等。社外ならwifiが繋がるところ、BGMがうるさくないところ、話しても周囲の迷惑になりにくいところ(カフェ、コワーキングスペース、カラオケなど)がおすすめです。

<応用③>スマホでもオンライン会議に参加してみましょう

1度スマホでの参加もテストしておくと、PCのない環境や移動中のラジオ参加などがもっと手軽になります。

以上の点を事前に確認しておけば、オンライン会議はもっとスムーズで手軽なものになります。
確実な事前準備で、快適なオンライン会議を行いましょう。

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