物理的なオフィスからの解放とそのメリットについて

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リモートワーカーをマイノリティにしてしまう一つの原因はオフィスにあるといえます。
物理的な「拠点」を決めてしまうと、どうしてもそこにいる人間がメインになってしまうからです。良いリモートチームを作るには、メンバー間の格差をなくし、社内を公平にすることが大切。全員のワークスタイルを並列にするために、オフィスそのもののあり方について再考する必要があります。

とはいえ、今あるオフィスをいきなり破棄するというのは大変困難です。最終的に物理的なオフィスが必要ない状態まで持っていくにはどのようなプロセスが必要なのか、考えてみましょう。

① ペーパーレスを実現する

メンバー同士のコミュニケーションや情報交換をバーチャルオフィスツールで実現できれば、自ずと資料などの情報もバーチャルでやりとりすることになります。すべての資料やデータの電子化を意識的に心がけることで、物理オフィスを必要とする要素をさらになくすことができます。

② 取引先との打ち合わせをオンライン会議にする

次にクリアすべきは、外部の人間とのやりとりです。打ち合わせは全てオンライン会議にしてしまえば、相手がどこにいてもスムーズにコンタクトが取れますし、オフィスに訪問してもらうようなタイムロスも生じなくなります。”appear.in”や”Google Hangout”を使えば、事前にコンタクトの承認などは不要なため、よりスムーズな打ち合わせが実現します。

③ バーチャルオフィスを導入する

まず最初にチームメンバーの誰もが、どこからでもアクセスできる場所に「拠点」を築く必要があります。そのためには「Remotty」などのバーチャルオフィスツールを導入し、そこに情報や勤怠の概念を集約させる必要があります。
バーチャルオフィスツールにログインすることで出社とする「論理出社」が定着すれば、メンバーはどこからでも「一緒に」働くことができるでしょう。

④ 自由に使えるワークプレイスを用意する

上記の3つをクリアすれば、勤怠を管理するために出社する、物理的なオフィスというのは事実上必要のないものになります。しかし、より働きやすさや生産性を求めるために、いくつかワークプレイスを持つ、というアイディアも有効です。
例えば社員たちが自由に使えるワーキングスペースとして、また地方への出張時の宿泊施設代わりに、打ち合わせや取材のために自由に静かな場所を使用したい場合に、「拠点」としてではなく「ツール」としての場所をいくつか確保しておくのも良いでしょう。

リモートチームとしての理想は、世界のどこにいても違和感なく、自律的に働いて成果を出せることです。その実現のために、中央集権の象徴になりがちな「物理的なオフィス」というものをなくしてしまうことを目指してみてはいかがでしょうか?

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