オフィス環境を整えればリモートワークはうまくいく〜導入前に解決すべき5つの課題〜

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リモートワークにかかわらず、新しいことを始める前には、何かしら問題や課題が持ち上がるものです。リモートワークの導入がうまくいかない場合、最初に整えておくべき課題を無視して事を進めてしまい、軌道修正がきかないまま導入を諦めてしまう、という例が多く見受けられます。
大切なのは、何が問題でその原因は何かきちんと分析すること。今回はリモートワークの導入をスムーズに成功させるために必要なこと、そのためのプロセスについて考察します。

【リモートワーク導入前に解決すべき5つの課題】

リモートワークを導入する前に、もともとのオフィスにある問題を解決しておく必要があります。ここをきちんと整えておかないと、リモートワークの導入自体がうまくいかなくなってしまいます。

①ちゃんと働いているのかがわからない
…オフィス内の信頼関係の問題です。リモートワークになって上司の目がなくなると人はサボってしまうように思われがちですが、成果に対するモチベーションと上司部下の信頼関係、コミュニケーションがうまくいっていれば、場所が変わること自体は実はそれほど関係ないのです。

②上司部下の信頼関係が構築されていない
…①に関係する事柄ですが、上司部下の信頼関係を築き、コミニュケーションをスムーズに整える必要があります。リモートワーク以前に、チームとして関係が成立させておかないと、ますますコミニュケーションが取りづらいことになってしまいます。

③情報の共有漏れが多い
…良いチームの条件として、情報格差がないことが挙げられます。メンバー全員が同じ情報を共有できること、そのための効率の良い共有方法を用意しておくことが必要です。

④紙とデジタル、両方の資料が混在している
…オフィスにいる人間しか手に取ることができない紙の資料はなるべく作らないようにしましょう。どこにいてもすぐに共有できるデータを基本としておけば、業務効率も改善できます。

⑤意思決定までに時間がかかる
…何事も「承認待ち」の状態は業務を滞らせます。できるだけ承認に関わる人間やプロセスを減らし、意思決定のスピードを速めることが必要です。

【リモートワーク導入後に解決すべき2つの課題】

①席にいるかどうかがわかるようにする

②気軽に声をかけて相談できるようにする
…上記の2つに関しては、バーチャルオフィスツールを導入をおすすめします。オフィスワーカーもリモートワーカーもそこにアクセスする形にすれば、在席状況も把握できますし、ちょっとした相談などもすぐにチャットで呼びかけて始めることができます。また、チームプレイが少なく外回りの多いコンサル業や士業などの場合は、タスク管理、チャット、オンライン会議ツールを使う習慣を整えておけば、それだけでもうまく回せそうです。

リモートワークを導入することができれば、企業にも個人にも大きなメリットが生まれます。

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ポイントは正しいプロセスを踏むこと。結果を焦って、最初に整えるべき課題をおろそかにしてしまうと、リモートワーク導入そのものがうまくいかなくなってしまいます。まずは事前準備を徹底することから始めてみましょう。

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