在宅勤務の際の電話対応の方法4つまとめ ツールも紹介

在宅勤務者あてに電話が!どうすればいい?

在宅勤務者あてにオフィスに電話がかかってきた時、または、電話でのコミュニケーションが比較的多い仕事での在宅勤務。どう対処しますか?

この「電話問題」、実は在宅勤務導入までのハードルのひとつに挙げられることもしばしば。確かにオフィスで仕事をしている同僚が電話を受けて、その都度、「今日は在宅勤務のため、電子メールで連絡をして欲しい」と回答するか、相手の連絡先を確認し在宅勤務の同僚に電話や電子メールで連絡することが必要になり、頻度によってはかなりの負担となってしまいます。

このような状況を回避するためには、「簡単に連絡を取れるようにする」または「在宅勤務者もオフィスで働くのと同じように電話応対できるようにする」という運用が必要になります。

在宅勤務のための「電話問題」対処法4つ

1. 携帯電話を利用する

会社から仕事用の携帯電話を各在宅勤務者に支給し、電話があった旨をオフィス勤務者が伝え、改めて先方に掛け直すという方法になります。在宅勤務者が電話を使って取引先とやりとりするには1番手っ取り早い方法ではありますが、「直接取次ができない」「連絡にワンクッション挟まり、スムーズに行かない」などの問題が発生します。

2. 転送電話を利用する

会社宛の電話を携帯電話に着信させる「転送電話サービス」は、会社にいる時のように電話を取ることができるので、一見便利に見えますが、通話料が割高となり、また転送料金も上乗せされてくるため、頻繁に電話を使う場合には経費がかさんでしまうというデメリットがあります。

3. クラウドPBXを利用する

クラウドPBXとは、PBX(Private Branch eXchange:構内交換機)をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行うサービス。社内、社外、自宅、携帯電話と場所を選ばずに電話環境を構築でき、設定も簡単なのが特長です。

従来はハードウェアを設置しなければならなかったPBXが、クラウド化したことで導入が安価で簡単になり、需要が増えているサービスでもあります。多くのサービスが発表されており、会社の規模や内容などによってどのサービスを選択するか比較検討する必要がありそうです。

モッテル

Arcstar Smart PBX

4. アプリを利用する

個人の携帯電話を固定電話や内線電話のように使えるアプリも登場しています。スマートフォンでも「03」「06」などの市外局番で発着信することができるので、オフィスにいても在宅勤務をしていても、相手先と違和感なく電話でのやりとりをすることができます。小さな会社や個人事業主でも利用できるようにコストも抑えられていて、かなり期待できそうな内容になっています。

03plus

モバビジ

「電話連絡」を見直してみる選択肢も

在宅勤務でもオフィスにいる時と変わらず仕事ができるというのは、とても大切なことです。しかし、どうしても場所に縛られがちな「固定電話での対応」というスタイルを少し見直して、web会議やチャットでの顧客対応も視野に入れてみることも、より働きやすい環境を産むことになるのではないでしょうか?

営業にもリモートを導入したある会社のお話はこちら↓

この記事を書いた人

アバター
土佐光見

リモートワーク研究所研究員・ライター。 webショップの企画運営、web制作、ディスクリプションライティングを経験し、フリーランスに。リモートで働く二児の母。趣味は読書、観劇、俳句。

メール通知

メールアドレスを登録しておけば、新しい記事が投稿された際にメールでお知らせします。