テレワークを円滑に行うためにICTの活用は欠かせません。しかし、たくさんあるツールの中からどれを選べばいいのかわからないシステム管理者もいることでしょう。今回はテレワーク導入を検討している中小企業向けにおすすめのICTツールを24個ご紹介します。
ICTツール選びのポイント3つ
テレワークを行うにはICTの導入が必要不可欠です。しかし、中小企業は大企業ほどICTに設備投資できるコスト、ICT導入後の運用管理や社員のリテラシー教育に避ける人的リソースはありません。コストと人的リソースの余裕がない中小企業向けにテレワークで活用するツール選びのポイントを3つ解説します。
無料プランがある
導入予定のツールは無料プランや無料デモがあるものにしましょう。どんなに最新の技術が搭載されたシステムでも、実際に操作してみないと本当に自社の業務に適したものなのか判断できません。自社の業務に最適なツールを導入しなければ無駄な設備投資です。
スモールスタートが可能
スモールスタートできるところもツール選びでは重要なポイントです。そもそもテレワークは、全社でいきなり導入するものではありません。営業なら営業と部署やチームごとに、本当にテレワークで業務が滞りなく進められるか確認しながら導入していくものです。
「5ユーザーから導入可能」など少人数で利用できる料金プランがあるツールを選びましょう。
操作が簡単
操作が簡単なこともツール選びに欠かせないポイントです。テレワークは、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど1人で作業します。遠隔地にいる社員との連絡や資料を共有する際に操作が難しいツールだと、業務効率が下がりストレスを感じることでしょう。
そもそも、国が企業のテレワークを推進する理由の1つにオフィスワークの長時間労働を解消して、社員1人ひとりの生産性をアップする目的があります。ツールの操作が難しくて、業務の生産性が下がってしまったらテレワークにする意味がありません。
テレワーク導入におすすめのICTツール24選
「無料プランがある」「スモールスタートが可能」「操作が簡単」と3つの条件を満たすICTツールを目的別に24個ご紹介します。「テレワーク向けのICTツールがたくさんあって選べない」というお悩みの企業は参考にしてみてください。
チャット・メッセンジャー
チャット・メッセンジャーとは、パソコンやスマートフォンを使ってテキストでリアルタイムに行う連絡手段のことです。1対1の会話、複数のメンバーとのさまざまなコミュニケーションが行えます。タスク管理やドキュメント共有、ビデオ会議ができるものも少なくありません。
チャットワーク
ビジネス用のチャットツールの代表格ともいえるチャットワーク。1対1の会話、任意のメンバーだけを招待したグループチャットまでプロジェクトごとに細かく設定できます。
LINEのようなスタンプやチャット返信時のメッセージの引用機能なども充実しています。タスク管理やビデオ・音声通話もできて便利です。
Slack
Slackも人気の高いビジネスチャットの1つ。特にエンジニアが多く在籍するIT企業で利用されています。チャット機能だけでなくDropboxやTwitter、Zoomなどさまざまな外部サービスと連携可能です。過去のチャットのやり取りを検索しやすいと評判です。
LINE WORKS
SNSでお馴染みのLINEがベースとなったビジネスチャットです。トーク画面やスタンプ機能はLINEそのまま。システムの操作が苦手な人でもすぐに覚えることができるでしょう。
スマートフォン1台でチャットをはじめカレンダー、ファイル共有など業務に必要な全機能が気軽に使える点が大きな特徴です。
Microsoft Teams
Microsoft TeamsはOffice365が使えるビジネスチャットです。チャットだけでなくビデオ・Web会議、ドキュメントの共同編集、タスク・プロジェクト管理など社内で必要なコミュニケーションがMicrosoft Teamsですべて完結できるといわれています。
Trello、Bitbucket、Facebookなど連携できる外部ツールが多いところもメリットです。
Twist
Twistは、ビジネス用のコミュニケーションツールですが、他のチャットツールとちがいリアルタイムコミュニケーションを前提としていません。自分の読みたいペースでメッセージが確認できるため、慌てて返信する必要もありません。
1スレッドにつき1つのトピックに限定されるので、簡単に複数の会話を並行して把握できます。
オンライン会議
オンライン会議とは遠隔地にいるメンバーと映像、音声で打ち合わせや資料共有、テキストでメッセージのやり取りをするコミュニケーションツールです。デバイスとインターネット接続できる環境があればどこからでも会議できるため、テレワークに欠かせないツールといっても過言ではありません。
ZOOM
高画質・高音質で簡単にWeb会議が行えるZOOM。会員登録するのは会議のオーナーだけ。招待されるユーザーはオーナーが送った招待用URLをクリックするだけで会議に参加できるため、会員登録する必要はありません。
利用中のデータ通信量が他のWeb会議システムと比べて少ないので、画像や音声が安定しています。
appear.in
appear.inも高品質な音声と動画に定評があるWeb会議ツール。サイトにアクセスしてからわずか20秒で会議がはじめられるので、複雑な設定や操作を覚える必要はありません。
Slack、Trello、YouTubeなど他サービスとの連携も簡単に行えるところも大きなメリットです。
V-CUBE ミーティング
V-CUBEミーティングは11年連続国内売上No.1のクラウド型のWeb会議サービス。パソコンやスマートフォン、タブレットとさまざまなデバイスから接続できます。iOS、Androidどちらでも利用可能です。
必要最低限のボタンを配置した画面はパソコンの操作が苦手な人でも直感的に操作できます。Office365やサイボウズとの連携も可能です。
ハングアウト meet
ビデオ通話サービス・Googleハングアウトの後継サービスのハングアウトmeet。オーナー以外の参加者は主催者からリンクを共有してもらえば誰でも参加できます。マルチデバイス対応のビデオ通話サービスなので、どこからでも会議に接続できます。
ドキュメント管理・共有ツール
ドキュメント管理・共有ツールを使えば、セキュアな環境で企業内の文書を保管して、遠隔地からでもスムーズにアクセス・編集できます。テレワークでは使われるのはクラウド型のドキュメント管理・共有ツールです。
Google Drive
Googleアカウントに登録すれば誰でも使える無料のドキュメント管理システムです。テキスト、画像、動画、音声などさまざまなファイル形式のデータが保存できます。保存したデータはGoogleドライブ上で編集可能です。
ドキュメントの編集・閲覧の権限設定も容易に行えるため、情報漏えいの心配も最小限に抑えることができます。
Quip
Quipはスプレッドシート・チェックリスト・チャットを1ヵ所で管理できるマルチデバイスに対応したドキュメント共有ツールです。共同編集したいドキュメントは会社・部署・プロジェクトごとにまとめて保管できます。複数メンバーとドキュメントを共有している最中にリアルタイムチャットも可能です。
Dropbox Business
オンラインストレージサービスのDropboxでは、テキスト、画像、動画とさまざまなファイル形式のドキュメントを保存できます。遠隔からデータ消去も行えるので、万一端末が紛失した際の情報漏えいの危険を最小限に抑えてくれます。
Businessプランではグループが作成して、任意のメンバーのみアクセス可能なフォルダを作成できます。
NotePM
NotePMとは、社内文書をWeb上で一元管理できるドキュメント専用の情報共有サービスです。フォルダで階層化して文書を保存するのでファイルサーバと同じ感覚で操作できます。
ファイルの中身を全文検索できるので、ファイルサーバよりもドキュメントの検索が簡単です。チャットワーク、Slackなどチャットサービスとも連携できます。
勤怠管理
長時間労働に陥りやすいテレワークでは、勤務時間を正確に記録できる勤怠管理が行えるツールも欠かせません。
F-Chair＋
F-Chair＋は、勤務開始前に着席ボタンを押すだけで、デスクトップ画面のキャプチャが定期的に管理者に自動送信されます。自動送信されたデスクトップ画面は、管理画面から簡単に確認できるため、上司は部下の仕事ぶりが正確に把握できます。
部下も毎日の仕事終了後に面倒な業務報告を行う必要がありません。在籍状況も管理画面からひと目で把握可能です。
F-Chair＋についてはこちら
TimeCrowd
TimeCrowdは、社員1人ひとりの業務の見える化が実現するツールです。単純な勤務時間だけでなく、タスクごとの作業時間が把握できます。ユーザーごとの単価設定を行えば、社員1人ひとりの単価計算も簡単に行えます。
Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できるため、面倒な初期設定の作業はほとんどないと考えてよいでしょう。
タスク・プロジェクト管理
1人で仕事を行うテレワークだと、上司は部下1人ひとりが「何をやっているか」を正確に把握できません。テレワークでも社員1人ひとりのタスクやチーム全体のプロジェクトを効率よく管理できるツールが必要です。
jooto
jootoとは、直感的にタスクとプロジェクト管理が行える便利なツールです。基本操作はドラッグ＆ドロップだけなので、複雑な操作を覚える必要がありません。
ふせんを貼ったり剥がしたりする感覚でタスク管理が行えます。プロジェクト全体の進捗状況もガンチャートで一目瞭然なので、やるべき仕事がすぐにわかります。
Trello
Trelloもjootoと同様にドラック＆ドロップしてふせんを貼る感覚で操作できるタスク管理ツールです。タスクごとに「未着手」「着手」「確認待ち」などステータスの管理も容易に行えため、タスクの取りこぼしを最小限に抑えることができるでしょう。
コメントの記入やパソコンやGoogle Driveなどオンラインストレージへのデータのアップロードも可能です。
Kintone
Kintoneは、タスク管理、ワークフロー、コミュニケーションツールなどさまざまな社内の業務システムをクラウド上に1つにまとめたサービス。100種類以上あるサンプルアプリの中から人事系システム、顧客管理システムなど業務に必要なアプリケーションが簡単に構築できます。
コメント機能やメッセージ機能も充実しているので社内SNSとして使うことも可能です。
バーチャルオフィス
テレワーク導入予定の多くの企業が、社員同士のコミュニケーションが減ることを懸念しています。そうした悩みを解決するのがバーチャルオフィスツールです。
Remotty
Remottyは、ログインするとパソコンのカメラから数分ごとに自分の顔写真をメンバーに送信します。自宅などで1人で仕事しても上司や同僚の顔が見えるので、オフィスワークと同じ感覚で仲間と一緒にいる気分になることでしょう。
実際の利用者から顔が見えるので、仕事中の気軽な雑談や仕事の相談がしやすいと好評です。
Remottyについてはこちら
社内SNS
社内SNSもテレワークを導入する企業でよく使われるツールの1つ。メールとちがって気軽にコミュニケーションできるので、社員同士の情報共有が迅速に行えるところが大きなメリットです。業務の効率化や社員の連帯感を高めるのに役立ちます。
gamba!
gamba!は、SNS型の日報共有アプリです。マルチデバイスに対応しているのでどこからでも簡単に日報が作成できます。投稿した日報に対して他のメンバーから「いいね」やコメントをもらえてちょっとしたコニュニケーションが図れるのもSNSはならではのメリット。
部署全体や社員1人ひとりの売上や契約件数もグラフ化されるので、社員のモチベーションを高めるのにも効果的です。
airy
airyは、新人育成や社内研修、社内イベントなど社員同士のコミュニケーションを重視した機能が充実した社内SNSです。業務の効率化よりもテレワーク導入後もオフィスワークと同様に社内コミュニケーションを活発に行いたい企業におすすめです。
リモートアクセス
会社が支給するパソコン以外のデバイスを使って社内システムにアクセスしたくないという理由で、テレワーク導入をためらう企業も少なくありません。リモートアクセスツールを使えば、セキュアな環境の中で場所やデバイスを選ばずに社内システムにアクセスできます。
SWANStor
SWANStoreは社内に設置するだけでリモートアクセス可能な環境が構築できます。導入の際にネットワークの設定変更を行う必要はありません。自社の運用にあった認証方法が選べるのでセキュリティ対策も万全です。
パソコン、スマートフォン、タブレットとさまざまなデバイスから社内システムにアクセスできます。
TeamViewer
TeamViewerとは、Windows/MAC/Linuxとマルチプラットフォームに対応したリモートデスクトップツール。PC対PC、PC対モバイル端末、モバイル端末対モバイル端末とマルチデバイスにアクセスできるのでどこからでも遠隔操作が行えます。
プライベートVPNを構築しなくてもセキュアかつ安価に社内ネットワークにアクセスできるので中小企業向けのリモートアクセスツールといえます。
まとめ
「無料プランがある」「スモールスタートが可能」「操作が簡単」と3つのポイントに絞って中小企業でも簡単にテレワークで活用できるICTツールを24個紹介しました。
「オフィスワークからテレワークに切り替えたいけど、うちの会社に合うツールがわからない」という企業はぜひ参考にしてみてください。
Remote Work Laboではリモートワークに関するご相談をお受けしております。
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この記事を書いた人
日野 珠希
フリーのライター。SIerでシステムサポート、制作会社で編集ライター、ベンダーで社内システムの運用業務を経て、今は家で働いています。実務経験を活かしてパソコン、インターネット関連、転職などビジネスマン向けの記事を中心に執筆しております。
